ちゃんと指示できていますか?

ちゃんと指示できていますか?

クライアント⇒外注業者、上司⇒部下等を問わず、日常的に指示・依頼が行われています。
その指示・依頼の仕方で業務遂行における無駄が発生していないでしょうか?

5W1Hで「なぜ(どういう目的で)」「誰が」「どこで」「いつ、いつまでに」「何を」「どのように」を伝えれば間違いは起こりにくいと思うのですが、実際は自分にしか分からない、自分でも後から振り返ったら分からないであろう指示・依頼になっているケースがありませんか?
指示・依頼する相手と共通認識があって、必ずしも5W1Hが必要とは限らないケースも存在しますが、よく分からないので改めて確認したら「そうして欲しいとしたら、なんでこんな文章になるのか?」なんてことを経験した方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特に作業途中で矢継ぎ早に追加や変更指示が入ると、指示・依頼している側は把握できているかもしれませんが、受ける側は混乱します。
混乱をしないにしても、ミスの元になりますよね。

私個人の経験ですが、とある家電メーカーのwebサイト内のコンテンツ(100数十ページ)の作成というのがありました。
打ち合わせの際にファイルリストの一覧(ファイル名と各ページの)を頂いたのですが、同名のファイルがあったり、指示らしきものがチラホラあったものの意味がよく分からなかったのでので、確認したところ一覧は暫定のもので、指示らしきものは制作側には関係ない内部のメモ書きでした。
暫定のものを渡されても作業できないし(この時点でおかしいのですが)、受注側に関係のない内部のメモは受注側は理解できないのでいちいち確認したり、それの意味がなんなのか考える時間が発生します。
その時点で指示として及第点に達していないのですが、こういう指示は個人的に何度も経験しています。

さて話を戻すと、ここから数日おきに新しいファイルリストが送られてくるのですが、どこが変わったのか、どのページが無くなったのか、新しくできたのか等に関するログもありませんでした。
変更があったところが分からないと、ファイルが送られてくる度にいちいち突き合わせて比較しないといけません。
そのため、リストから消したものはexcel上から削除しないで打消し線を入れて下さい、追加されたものや変更があったものは違う色で記述してください、というお願いをしました。

先方のご担当者は「あら、そうなの?」みたいな返答だったのですが、相手に伝えたらそれでOKという意識なんだろうと思います。
相手に伝えて、相手がきちんと理解しなければ、ちゃんとした作業ができません。
ちゃんと伝えて相手が理解できないのは相手の責任かもしれませんが、ちゃんと伝えないのは指示を出した側の責任です。

ちなみに前出のクライアントですが、送ってきたファイルリストの内容と相手の指示が最後まで食い違ってました。
つまり、相手側も何が正しいのか自分で分かっていませんでした。

受注側のミスが多い、期待したフィードバックが無い、予定より時間がかかる場合、指示・依頼した側の問題も疑ってみる余地があるのではないでしょうか。
特に受注側や部下からそういう指摘はなかなかできないので、指示・依頼する側が自分で気づけません。
こういう無駄やロスは数字として表れにくいのですが、指示・依頼する側の心構えや、手書きではなくメールにしたり、口頭ではなく文章にするなどのちょっとした変更でも改善は可能ですので、比較的改善はしやすいと思います。
指示・依頼が相手に伝わってますか?ちゃんと伝わるような指示・依頼ができていますか?

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